Od paru ładnych lat większe firmy, w których obieg dokumentów jest dość spory, archiwizują regularnie pocztę elektroniczną wszystkich pracowników. Nieznający się na temacie, mogą zastanawiać się, po co przykładać do tego wagę. Przecież, aby zwolnić dodatkową pamięć, najlepiej jest trwale usunąć wszystkie wiadomości, prawda? Niestety jest to błędne przekonanie.
Poniżej przedstawiamy powody, dla których każdy przedsiębiorca powinien zastanowić się, nad regularnym archiwizowaniem poczty elektronicznej. W związku z tym, że większość firm korzysta z poczty MS Outlook, to właśnie na tym programie się skupimy.
Archiwizacja poczty Outlook — największe zalety dla każdego przedsiębiorstwa
Zdecydowanie najważniejszą zaletą archiwizacji poczty Outlook jest to, że w przypadku sporu prawnego maile mogą służyć za dowód w sprawie. Jednak nie każda treść maila może zostać zaakceptowana przez sąd. Mail może być dowodem jedynie, gdy jego treść będzie można powiązać z adresem skrzynki mailowej lub adresem IP komputera. Sąd musi mieć pewność, kto dokładnie wysłał lub odebrał maila. Z tego właśnie powodu, najlepiej, jeśli program do archiwizacji poczty powinien umożliwiać również opcję zapisywania tego typu danych.
Kolejną ważną zaletą odpowiedniej archiwizacji poczty Outlook jest to, że pracownicy w każdej chwili mają dostęp do archiwalnych wiadomości oraz mogą je w szybki i prosty sposób wyszukać. Jest to ważna zaleta szczególnie w dzisiejszych czasach, gdy wiele firm zarządziło pracę zdalną, a większość ustaleń odbywa się właśnie za pomocą poczty elektronicznej. Archiwizacja pozwala, na szybkie dostanie się do ważnej korespondencji, przy jednoczesnym oszczędzaniu pamięci komputera.
Archiwizacja poczty Outlook — jak to zrobić?
Microsoft Office umożliwia użytkownikowi archiwizowanie poczty Outlook w ramach tego programu. Jednak nie jest to rozwiązanie dobre dla większych firm. Domyślna archiwizacja poczty Outlook to po prostu skompresowanie maili i zapisanie z wybranego okresu w innym folderze na dysku. Pomaga to jedynie w oszczędzaniu pamięci.
Wyżej wymienione rozwiązanie nie pomaga w szybkim wyszukiwaniu maili, wyszukiwaniu atrybutów dokumentów, czy na archiwizowanie jedynie wybranych wątków w korespondencji elektronicznej. Z tego powodu warto zastanowić się nad kupnem specjalnego i zintegrowanego programu do archiwizacji poczty Outlook. Takie rozwiązanie zapewnia na pewno większą elastyczność wyszukiwania oraz bezpieczeństwo przechowywania danych.
